Vantagens de utilizar software de pagamento

A indústria de processamento de pagamentos mudou tanto e se tornou tão dinâmica nos últimos anos que pode ser difícil para os comerciantes e outras pequenas empresas acompanharem novos padrões e melhores práticas. Embora possa não parecer particularmente empolgante no início, a integração entre o processamento de transações de pagamento e o software de pagamento é, sem dúvida, um dos mais importantes desses novos padrões.

A integração de processamento de pagamentos permite que dados de transações de pagamento derivadas de cartão de crédito / débito ou outros pagamentos eletrônicos (como aqueles feitos pela Internet ou em dispositivos móveis) entrem automaticamente no sistema contábil ou ERP de uma empresa quando uma venda é feita. 

Ele elimina a necessidade de inserir manualmente os dados da transação de pagamento e reconciliar as contas, economizando tempo valioso e reduzindo os custos de mão de obra e eliminando a possibilidade de erro humano. Com a integração do processamento de pagamentos, os dados de cada venda são transferidos para o software de contabilidade, semelhante à forma como o dinheiro de uma transação é depositado diretamente em uma conta bancária comercial.

Está chegando ao ponto em que os comerciantes e as pequenas empresas que não têm a capacidade de integrar pagamentos diretamente no software contábil estão em uma desvantagem competitiva distinta. Felizmente, a tecnologia para que isso aconteça é acessível. E embora haja custos iniciais para implementar tal sistema, os benefícios de uma solução de pagamento integrada superam esses custos.

Por que a integração do processamento com software de pagamento de pagamentos é importante?

As preferências de pagamento do cliente mudaram tudo. Atualmente, todos os tipos de negócios, tanto nos setores B2B (business-to-consumer) quanto B2B (business-to-business), devem oferecer aos clientes a capacidade de pagar de várias maneiras, aceitando assim crédito / débito. Cartões, bem como pagamentos móveis, cartões de presente, e até mesmo os pagamentos do PayPal já não são apenas uma opção, mas uma necessidade.

Antes da capacidade de integrar o processo de pagamento, os comerciantes teriam que esperar por um relatório de lote do seu provedor de transação, e cada transação tinha que ser inserida manualmente no sistema de contabilidade. A dependência da entrada manual de dados também criou um risco maior de erro humano, que afeta os relatórios financeiros e a reconciliação de contas.

Agora, com a capacidade de fazer com que os dados de transações de vários canais de vendas fluam diretamente para o software contábil da empresa, as tarefas contábeis que antes eram intensivas em termos de mão de obra agora são feitas de forma automática e sem erros. Empresas inteligentes perceberam que as preferências dos clientes por várias formas de pagamento realmente proporcionam a oportunidade de otimizar as operações contábeis e fornecer acesso a dados em tempo real que podem ajudá-los a executar as operações com mais eficiência e gerenciar o fluxo de caixa de forma mais eficaz por meio da integração de pagamentos.

4 benefícios da integração de processamento de pagamento

1.    Integração economiza tempo

De todas as vantagens que um processador de pagamentos integrado oferece às pequenas e médias empresas, o tempo economizado ao não exigir mais que os usuários insiram manualmente o cartão de crédito e outros pagamentos eletrônicos no software de contabilidade é sem dúvida o mais valioso recurso de economia de custos.

As informações do lote que costumavam ser entregues do processador de pagamento e precisavam ser recriadas agora aparecem imediatamente no software de contabilidade ou no sistema ERP. Essa é uma vantagem real. Em vez de ter que examinar uma planilha do Excel ou, digamos, a tela número um, que fornece os totais de vendas e, em seguida, exibir a segunda tela, que é onde as informações da transação são inseridas manualmente, os dados da transação fluem automaticamente para o sistema sem qualquer interação entre funcionário ou proprietário da empresa.

2.    Integração reduz o erro humano

Adicionar o elemento humano ao processo de transação de pagamento aumenta a oportunidade de erros, seja na forma de entradas duplicadas ou de dados inseridos incorretamente ou aplicados na conta errada. Os resultados podem levar a perda de tempo tentando localizar o erro, bem como os clientes frustrados, como resultado do superfaturamento ou de não ter um pagamento devidamente atribuído à conta ou de relatórios de impostos errados. O fluxo contínuo de dados do ponto de transação diretamente para o razão geral ou imediatamente creditado em uma fatura, não importa onde o pagamento é feito, o software de pagamento elimina erros de entrada e fornece confiança de que as contas estão corretas.

3.    Integração aumenta o fluxo de caixa

Ter uma compreensão precisa e atualizada do fluxo de caixa é um elemento vital para as pequenas empresas. Nenhuma empresa pode permanecer no negócio por muito tempo se não tiver dinheiro suficiente à disposição para pagar fornecedores, funcionários, impostos e outros custos operacionais. Antes da capacidade de processar pagamentos eletronicamente e fazer com que os dados dessas transações fossem integrados diretamente ao software de contabilidade geral ou de ERP, as empresas estavam frequentemente sujeitas a longos períodos de espera para pagamentos de faturas e atrasos na avaliação do status atual do fluxo de caixa. Ter uma solução integrada de processamento de pagamentos que forneça relatórios confiáveis ​​e atuais sobre exatamente quanto dinheiro uma empresa tem disponível no final de cada dia útil ajuda a gerenciar melhor a folha de pagamento e o estoque, pagar fornecedores e tomar decisões operacionais melhores e mais bem informadas.

4.    Integração reduz custos de mão de obra com software de pagamento

A integração do processo de pagamento também gera economia em termos de custos alocados à força de trabalho da empresa. Com os pagamentos alimentando diretamente o razão geral no momento do pagamento, não é mais necessário ter um funcionário de contas a receber dedicado na folha de pagamento ou pagar um contador apenas para reinserir dados de transações com cartão de crédito para reconciliar contas. Além disso, os custos e o tempo gasto treinando os funcionários para processar os pagamentos foram bastante reduzidos devido ao fato de toda a operação se tornar menos complicada e mais fácil de aprender.

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