Segurança da informação tem sido um dos maiores desafios para todos os tipos de empresa. A expectativa, é que isso se amplie ainda mais no futuro.
Com a transformação digital e o consequente aumento no fluxo de informações, a necessidade por um melhor tratamento contra as ameaças virtuais que comprometem negócios, como a contabilidade, se tornou primordial.
Para os escritórios de contabilidade a segurança é fundamental. São muitas informações sigilosas de várias empresas e funcionários, assim como informações relacionadas a instituições fiscalizadoras e estatais. Por isso é necessário um grande esforço para manter esses dados de maneira segura.
Os escritórios contábeis precisam garantir a total segurança, assim como sigilo de dados e informações e com isso manter o valor que possuem no mercado. Afinal, quando se perde a confiabilidade, os danos a imagem podem ser impossíveis de se reverter.
Segurança da informação e a Contabilidade
Os escritórios de contabilidade, da mesma forma que empresas de outros setores, precisam buscar inovações tecnológicas para agregar informações, e tornar mais otimizados seus atendimentos.
Existem muitas soluções para aprimorar as demandas da contabilidade, assim como permitir as empresas, acesso em tempo real de suas informações.
Sendo assim, a segurança da informação deve ser uma prioridade no setor. Entenda segurança da informação, como a habilidade de manter a integridade dos dados sobre quatro tipos de prismas: Disponibilidade, responsabilidade, confidencialidade e integridade de dados.
A confiança dos dados na esfera da contabilidade se refere ao sigilo de informações fiscais, tributárias e financeiras das empresas que tem como cliente. Esse deve ser o grande critério de segurança nos escritórios de contabilidade.
Usar ferramentas com excelente potencial de segurança e que garantam um acesso limitado à informação, são exemplos de ótimas práticas que visam garantir a confidencialidade. Ressaltando que a confidencialidade é um dos princípios, o maior, de um escritório de contabilidade.
Integridade remete a qualidade de armazenamento das informações e seu posterior acesso sem perdas ou problemas. Para que isso aconteça, é necessário adotar como prática, a proteção dos dados em todo o processo, assim como tecnologias que permitam um acesso fácil e seguro, por parte dos especialistas e também dos clientes. Por exemplo, soluções baseadas no armazenamento em nuvem.
A responsabilidade tem relação com quem fez o acesso, assim como das operações realizadas utilizando os dados do cliente. Para que isso aconteça, é necessário que o registro das informações seja garantido pelos sistemas utilizados. Exemplos disso são assinaturas digitais e certificações.
A disponibilidade tem relação com a garantia de acesso a todos os usuários cadastrados e suas respectivas informações. É muito importante que as informações sempre estejam disponíveis e atualizadas.
Como garantir essa segurança dos dados
O primeiro passo para que a segurança dos dados esteja garantida, é fazer uma análise da vulnerabilidade e também das necessidades do negócio. Entender quais são as tecnologias utilizadas nessa segurança, se existe algum problema de comunicação e também de armazenamento, assim como dos mecanismos para segurança que são utilizados.
O segundo é ter um planejamento estratégico. Esse planejamento precisa ser aprimorado, para garantir a capacidade de assegurar as informações e dados do escritório contábil, e ao mesmo tempo o sigilo, a disponibilidade e a integridade dos dados armazenados.
A terceira questão a ser analisada é em relação à escolha das tecnologias para a empresa, por exemplo, certificações (para autenticidade do arquivo), assinaturas digitais e dados criptografados. Também deve abordar proteção contra vírus, gerenciamento de riscos, backup e demais soluções.
Escritórios de contabilidade precisam compartilhar informações com empregados e gestores dos seus clientes, assim como com seus próprios empregados envolvidos nesse processo. Por isso a relação de proteção, não deve ser apenas restrita aos dados, mas também aos usuários do sistema.
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