Gestão financeira de pequenas empresas

Quem começou a empreender há pouco ou ainda está nos primeiros anos do próprio negócio, pode acabar descuidando das finanças. Por isso é importante entender sobre gestão financeira de pequenas empresas.

Isso ocorre porque os empresários mais novos contam geralmente com equipes menores e muito atarefadas, e todos, inclusive o empresário, tendem a se envolver quase que 100% apenas com os produtos ou serviços em suas operações.

Mas a gestão financeira de pequenas empresas e também médias, como as suas atividades, tem influência no sucesso dos empreendimentos. E não pode ser deixada em segundo plano, como um trabalho dispensável — para o momento em que sobrar tempo.

Saiba agora como gerenciar as finanças do seu negócio e não ter surpresas ruins com contas a pagar ou capital de giro.

Saiba separar os custos das despesas

Um erro muito comum é achar que custos e despesas são a mesma coisa. Podemos dizer que custos e despesas são gastos, mas com propósitos totalmente diferentes.

Os custos são aqueles gastos ligados a produção ou comercialização de bens ou serviços. Eles são facilmente identificados com o seguinte pensamento: “Quanto mais eu vender, mais estes gastos aumentarão”.

Você pode considerar como custo coisas como matéria prima, compra de mercadorias para revenda, frete, em alguns casos a comissão dos vendedores e até mesmo custos financeiros como taxas de boleto ou taxas de cartão de crédito.

Já as despesas são gastos relacionados com a administração da empresa, por isso é importante entender sobre gestão financeira de pequenas empresas . Elas são identificadas com o pensamento: “Vendendo ou não, eu terei estes gastos”. Despesas com aluguel, salários do pessoal do escritório, cafezinho e telefone podem ser considerados exemplos de despesas.

Conheça todos os seus vencimentos

Mais do que conhecer, é preciso ter controle e registro de todos os vencimentos — seja de fornecedores, impostos ou contas de consumo da empresa.

Pagar as obrigações em atraso gera mais despesas em multas e juros. Além disso, é possível que se perca a concessão de descontos para quitações adiantadas no caso dos fornecedores.

Em relação aos impostos, o não pagamento em dia suspende as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) — documentos que sempre devem ser mantidos válidos e atualizados.

Portanto, mesmo que seja apenas em uma planilha, mantenha registro de todos os vencimentos com descrição das obrigações e seus valores. De preferência, utilize um programa de gestão financeira para PMEs e acompanhe os seus relatórios.

Entenda a diferença entre Regime de Caixa e Regime de Competência

Alguns relatórios você analisará através do regime de competência e outros pelo regime de caixa. Por isso, é muito importante você saber diferenciá-los.

O regime de caixa é o mais simples. Você considerará o gasto ou a receita na data em que ele entrou no seu caixa. Por exemplo, se você comprou uma assinatura anual de uma revista e pagará 3 parcelas de R$ 40,00, então, você terá 3 lançamentos no caixa – um a cada 30 dias conforme o pagamento seja realizado.

O regime de competência é um pouco mais complexo de ser entendido. Você deve usar a data na qual aquela despesa ou receita compete, ou seja, quando aconteceu – não importa se você pagou ou quando pagou. Ainda no nosso exemplo da revista, você terá 12 lançamentos mensais de R$ 10,00, pois a competência da assinatura é anual.

Revistas, jornais, seguros, décimos e férias, são casos excepcionais. Normalmente a regra é mais simples: por caixa você deve considerar a data de pagamento e por competência você deve considerar a data de emissão ou realização.

Controle o estoque com excelência

O estoque não tem só produtos ou materiais disponíveis para gerar faturamento. Ele tem dinheiro em bens que influenciam nas finanças atuais e em curto prazo.

Não controlar o estoque é facilitar a ocorrência de perdas por motivos diversos. Então, novas compras — desnecessárias — precisam ser feitas.

E o mesmo ocorre quando algum item está armazenado em excesso, além do fato de isso não ser identificado para que o gestor crie uma estratégia de liquidação das sobras.

Então, primeiramente, tenha o registro de tudo o que há estocado detalhadamente. Depois, atualize o histórico com as saídas e entradas de itens.

Novamente, recomendamos que dê preferência a uma ferramenta de gestão financeira de pequenas e médias empresas. Pois o trabalho se torna mais fácil, rápido e exato, integrado ao gerenciamento das finanças e notas fiscais dentro da plataforma.

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