Dúvidas sobre DANFE online

Os contadores e empresários em geral, sabem o quanto é importante a emissão de notas fiscais eletrônicas para que com isso, possam permanecer em situação regular e com isso evitar o pagamento de multas. Contudo, algumas dúvidas podem surgir sobre DANFE online assim como sua utilidade no dia a dia.

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DANFE online

DANFE online ​não é o mesmo que Nota Fiscal

DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Não é a mesma coisa que a nota fiscal e nem a substitui. Ele serve como resumo e instrumento auxiliar para consulta da nota fiscal eletrônica (NF-e), já que contém a chave de acesso para ela. Assim, o DANFE permite confirmar a efetiva existência da NF-e, por meio do site da Receita Federal ou da respectiva Secretaria da Fazenda.

Para que serve?

O DANFE online cumpre três funções principais. A primeira delas é facilitar o acesso aos dados constantes da nota fiscal eletrônica, por meio da Chave de Acesso. Trata-se de uma chave numérica com 44 dígitos, que permite ao seu detentor a confirmação da existência da nota e dos seus dados por meio de uma simples consulta pela internet.

Além disso, o DANFE deve ser impresso e estar em posse do responsável pela circulação da mercadoria no trajeto entre o vendedor e o destinatário, já que dele constam todas as informações básicas sobre a operação em curso. Uma vez entregue a mercadoria ou prestado o serviço, a assinatura do destinatário pode ser aposta no DANFE, comprovando-se a operação.

O DANFE ainda pode ser utilizado para auxiliar na escrituração contábil da transação. Nesse caso, é preciso que ele seja arquivado pelo prazo legalmente exigido para as notas fiscais, para ser apresentado sempre que exigido pelos órgãos fiscais.

Como emitir?

De acordo com instruções do Ministério da Fazenda, a emissão do DANFE deve ser feita pelo mesmo sistema gerador da Nota Fiscal Eletrônica. Isso porque os dados do DANFE e da NF-e não podem ser divergentes.

Nesse sentido, a empresa gera a NF-e — informando os dados do destinatário, dos produtos, faturas, tributação e outros que sejam solicitados — e a envia para validação à SEFAZ (Secretaria da Fazenda do Estado respectivo). As informações são transformadas para o formato XML e enviadas para o servidor de validação de notas da SEFAZ.

Então se a nota for validada pela Secretaria da Fazenda, o responsável pode imprimir a NF-e, assim como o DANFE online. Sendo assim, a impressão do DANFE deve ser feita em papel A4, antes da circulação da mercadoria, já que, como dito, deve acompanhá-la durante a sua circulação.

Portanto uma vez gerado o DANFE online, o emissor pode acessá-lo, pela internet, para simples consulta ou mesmo para imprimi-la. Sendo assim, para isso é preciso ter a Chave de Acesso ou o arquivo XML da NF-e.

A emissão é feita por um sistema individual?

O recomendado é que a NF-e e o DANFE sejam emitidos pelo mesmo sistema, a fim de evitar divergências entre os documentos. Portanto usar um único emissor para ambos os programas também garante que eles serão arquivados e localizados mais facilmente. No entanto, é possível gerar o documento a partir de outros sistemas, inclusive online, por serviços que você permite o acesso ao XML da NF-e ou pela chave de acesso.

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